おはようございます。
これから後見業務を始める方、市民後見人の方、親族後見人の方にお伝えしたいのは「業務日誌を付けよう」ということです。
【方法】
業務日誌を付けるとなったときに、次のような方法が考えられます。
・紙（ノート）に書く
・パソコン（スマホ）を使う
どちらでもいいと思います。
私は最初のうちはノートに書いていましたが、今はパソコンを使用しています。
業務ソフトではなく、マイクロソフトのteamsを使っています。
お一人お一人のチャンネルを作り、そこに記録していきます。
郵便物の管理、電話の内容、面談時の様子などなど。
パソコン使用のメリットは、外でもスマホやタブレットなどでサッと記録ができることです。
思ったときに書けます。
デメリットは記録の喪失などでしょうか。
いまのところ発生していませんが。
紙の日誌は、どうしても物理的な場所の占有や持ち運びの煩わしさ及び紛失の危険性が伴うので、お勧めしません。
たしかに見た感じなどはいいと思いますが、私はパソコンにしています。
案件数が１，２件であれば紙でもいいと思います。
【付ける理由・メリット】
そもそも、なぜ業務日誌をつけるのかということですが、それは、人間が忘れる生き物だからというほかありません。
あれ、あの人のあれ送ったっけ？
たしか申請済みだよな？
前回の面談ていつだっけ？
必ずあります。
そのとき記録があれば一目瞭然です。
そして、私が最も業務日誌が役立つと実感する瞬間が現金出納帳との照合です。
私は、お一人お一人の小口現金はジップロックにいれて管理し、使うたびに領収書やレシートをジップロックにいれ、出納帳に記録をしたら領収書やレシートはジップロックから出してクリップやホチキス止めでしまうようにしています。
本来、これであれば現実の残高と出納帳の数字が狂うはずがありません。
しかし、狂います。
狂う理由は、領収書やレシートがないものがあるからです。
典型的なものはバス。
電車移動で券売機から出ないこともありました。
事務所で買いだめしている切手、レターパック、現金封筒の類はまとめ買いした時のレシートしかありません。
このような場合に日誌があると、
（ずれている400円はいついつ面談に行ったときのバスだ！）
とか
（ずれた84円はこの申請書を郵送したときの切手だ！）
などと、疑問が氷解します。
もちろん、そうならないようにレシートがない場合は出金伝票を書いているのですが、それを忘れてしまうこともあります。
領収書、レシート、出金伝票、業務日誌。
これで狂うことは、ほとんどありません。
（それでもなぜか１円ずれたりすることはあります。おそらく単なる数え間違えの類だとは思いますが…。）
忙しくなると、業務日誌を付けること自体を忘れてしまったりするので、気を付けましょう（自戒）。
とくに案件数が増えてくると、記録の大切さは実感します。
１に記録、２に記録、３，４も記録で、５も記録、と自らに言い聞かせています。
ご参考になれば…。